Devis
Octave propose de nombreuses fonctions pour optimiser votre gestion des devis. En fonction des préférences du client, le logiciel affiche les tarifs préenregistrés. Selon vos droits utilisateurs, vous pouvez modifier les prix de vente accordés et les prix d’achat spécialement négociés pour une affaire.
Vous gérez des nomenclatures (ensemble de produits et services) et vous pouvez publier les informations commerciales de votre catalogue : description commerciale, images des produits, etc.
Factures Pro Forma simplifiées
Vous pouvez dupliquer un devis en facture Pro-forma. En fonction de vos règles de gestion, la solution Octave réserve ou non les marchandises associées à la facture Pro-forma. Les documents destinés aux clients peuvent être envoyés en pièce jointe par email au format Acrobat Reader.
Commandes clients
Les commandes clients expriment les besoins de marchandises. Ces commandes d’origine multicanal (point de vente, centre d’appels téléphoniques, publipostage, e-commerce, marketplace, etc.) réservent les produits par diminution des stocks disponibles à la vente. Le traitement des commandes peut être ordonnancé par niveau de priorité.
Livraisons et suivi de l’avancement
L’analyse du suivi d’avancement consolide les informations de livraison : attentes de réception fournisseurs, encours de traitement, produits expédiés ou ligne de commande annulée. L’information est automatiquement relayée pour les clients qui s’identifient sur votre site e-commerce.
Gestion des encours
Un suivi des encours permet de gérer par client son plafond autorisé de commandes non réglées et de verrouiller la fonction de prise de nouvelle commande.
Factures et Avoirs
Un traitement permet de générer automatiquement des factures qui reprennent les bons de livraison établis sur une période présélectionnée. Les factures comptoirs sont associées à des sorties immédiates de marchandises. A l’inverse, un avoir comptoir traduit un retour en stock de marchandises et un avoir financier régule en comptabilité des erreurs de tarification sans incidence sur les flux de marchandises.
Retours clients et gestion des litiges
Une gestion des demandes de retours associée à celle des dépôts facilite le contrôle et la traçabilité des flux dans l’entreprise (retours acceptés, articles défectueux, etc.).
Le suivi de commande en ligne sur internet et le call center partagent simultanément l’information des différentes étapes. Chaque litige fait l’objet d’un dossier de suivi qui mémorise les demandes clients et les réponses associées.
Dépôts clients
Votre client dépositaire qui valorise vos références sur son propre point de vente, s’engage à vous payer les produits qu’après les avoir lui-même vendus à sa propre clientèle. A partir des échanges entre votre stock central et le dépôt chez le client, Octave vous simplifie considérablement la facturation.
Traçabilité des échanges clients
La traçabilité des flux de marchandises et des échanges avec les tiers est assurée par la journalisation des impressions, des envois par emails, des suppressions et des changements d’état des documents, du suivi en cascade des dossiers générés (devis, commande client , livraison , facture , retour de marchandises, avoir partiel, etc.).