Efficacité des écrans de saisie
Il existe 2 interfaces de saisie qui assurent une efficience de travail sans égale pour la création des dossiers (devis, commande clients et fournisseurs, livraisons, etc.). Les utilisateurs - suivant leur fonction dans l’entreprise et leurs prérogatives - utilisent l’une ou l’autre, voire alternent les différents modes de saisie. La sélection du bon outil s’opère par rapport aux besoins de l’opérateur de saisie : nécessité de favoriser une recherche avant de saisir une ligne de produits, volonté d’optimiser une saisie rapide, obligation de privilégier un mode de travail multi tâches.
Recherche magique
La recherche magique vous facilite l’intégration immédiate dans un dossier d’un article sélectionné parmi plusieurs centaines de milliers de références. Une liste d’outils pré-enregistrés pour favoriser les recherches multicritères des produits, sont immédiatement disponibles pour les opérateurs de saisie, afin de favoriser une saisie efficiente dans Octave.
Souplesse du mode multi tâches
L’éditeur de dossier, grâce à son interface multi tâches, facilite le travail des utilisateurs multifonctions. Par exemple, sans quitter la commande client reçue par fax que vous venez de commencer pour un premier client, vous déclenchez un nouveau dossier vierge pour enregistrer en live une commande que vous passe un second client en directe par téléphone. Lorsque vous validez cette deuxième commande client, le premier dossier réapparait et se repositionne là ou vous l’aviez laissé.
Avec la même interface, vous gérez la saisie des paiements et vous renseignez les clients sur leur avancement de leurs commandes.
Réglages pour simplifier la saisie
Octave vous autorise un paramétrage très fin de l’ordre des colonnes dans les dossiers, ainsi que du positionnement de votre curseur de souris.
Exemple : vous décidez que dans une livraison, le curseur de la souris se positionne sur la case pour saisir les références des produits, alors que vous privilégiez la recherche des produits par désignation dans une commande client.
Accusé de réception de commande client
Vous pouvez générer par un déclenchement manuel ou automatique l’envoi d’un accusé de réception des commandes clients par email, après validation d’une commande client.
Chaque transmission est mémorisée dans le dossier pour pourvoir ensuite les justifier si besoin.
Encaissement des acomptes
Une interface de saisie permet d’enregistrer des acomptes ou plusieurs règlements pour un même dossier client. Pour ceux qui ne disposent pas d’un matériel terminal bancaire, ou pour les commerçants qui gèrent les paiements en multiples échéances, vous avez en option la possibilité d’utiliser une interface sécurisée par internet pour les prises de paiement par carte bancaire.
Interface pour centre d´appel téléphonique
Un environnement dédié pour les centres d’appels permet de border la démarche de prise de commande par téléphone : questions à formuler, confirmation des choix client et messages contextuels qui favorisent la relation client. Les écrans de présentation des produits permettent aux vendeurs de proposer immédiatement aux clients des avantages ou des articles complémentaires aux produits commandés par téléphone.
Avancement des commandes clients
Pour chaque commande client, il est possible pour vos différents services ou directement pour votre client qui s’est préalablement identifié sur votre site internet, de suivre l’état d’avancement ligne par ligne des commandes et quantités par quantités.
Exemple : une commande de 10 unités d’un produit peut faire l’objet de deux premières livraisons clients distinctes de 5 puis 3 unités, et d’une attente de réception fournisseurs des 2 autres unités en reliquat.
Suivi par produits des commandes client
Votre service des achats et de logistique de colis peut suivre par référence produit et donc par fournisseur l’état d’avancement des flux de marchandises.
Exemples :le détail par clients de produits à livrer mais non encore réceptionnés de votre fournisseur ; les quantités réservées dans l’entrepôt qui attendent d’autres réceptions fournisseurs avant d’expédier les marchandises dans un même colis.