Maîtrise de la charge de travail
La solution Octave valorise en permanence les dossiers clients par état d’avancement : les non traités, les prêts à coliser, les expédiés, etc. En découpant les tâches par expertise (picking, colisage, expéditions), Octave vous aide à absorber plus facilement les montées en charge associées aux pics de saisonnalité.
Ordonnancement des priorités de traitement
Le logisticien dispose d’indicateurs qui lui permettent d’organiser des cycles de travail par équipe et de définir les priorités de traitements par commande client.
Picking - organisation du prélèvement des marchandises
Ce document liste les quantités à servir en suivant une organisation des zones de stockage - ou en tenant compte de contraintes métiers (produits encombrants, fragiles, dangereux, etc.). Le circuit dans l’entrepôt optimise l’enlèvement des marchandises qui sont ensuite regroupées pour la phase de colisage.
Produits de remplacement et produits génériques
Une mécanique dans la solution Octave permet d’automatiser le remplacement d’un produit en fin de série par une nouvelle référence.
Exemple : Le guide Michelin 2010 remplace celui de l’année 2009.
Il est également possible d’automatiser le picking de produits génériques en cas de rupture sur une référence principale. Cela concerne généralement des produits identiques, voire très proches, mais qui sont commandés chez des fournisseurs différents.
Colisage - mise en colis et contrôle
C’est dans l’opération de colisage que l’on calcule les frais réels de port et que l’on prépare les expéditions. A partir du bon de préparation, les articles sont répartis par colis et contrôlés manuellement. Un contrôle avec le lecteur code à barre est possible afin d’éviter les erreurs de livraison. Octave imprime un bon par colis numéroté mais non valorisé, qui s’accompagne selon les préférences clients d’un bon de livraison ou d’une facture.
Suivi des emballages
Chaque type d’emballage peut être géré en stock avec ou sans code à barres. Cela permet de déclencher une alerte pour le réassortiment à partir de seuil minimum et de suivre statistiquement les consommations et les coûts associés à la gestion du traitement de la logistique de colis.
Livraison Facturation en fonction des préférences clients
Octave édite les différents documents qui accompagnent chaque colis en fonction des préférences clients : la catégorie du client, son organisation, les accords commerciaux négociés. L’édition papier du bon de colis, de la facture, du bon de livraison, de la liste des produits manquants, etc. mentionne ou non les prix d’achat, les prix publics et les code à barres des produits expédiés. Il est possible de déclencher automatiquement un envoi par e-mail de ces documents.
Grille de transport et gestion du franco
Le progiciel vous assiste pour sélectionner le meilleur mode de transport en fonction de critères pré-enregistrés dans Octave. Ces grilles de transport s’appliquent en fonction du lieu de livraison, suivant la nature des clients à livrer (particuliers ou professionnels), et selon les marchandises expédiées (articles luxueux, produits volumineux, objets dangereux, etc.). A partir des règles de franco de port et suivant les opérations commerciales actives, Octave calcule les frais de port vendues et mémorise le prix payé du transport par colis.
Liaison avec les logiciels de la poste et des transporteurs
La solution Octave connaît les scénarios de nombreux transporteurs.
Exemple : pour Chronopost, Octave déclare automatiquement, par Internet, l’identification de chaque colis et imprime les étiquettes.
Le tracking et la localisation du colis sont relayés pour les clients sur le site Internet de l’e-commerçant. Aussi, le client reçoit par email les informations associées à chaque colis pour le suivi du transport ou en cas de perte. Cette gestion des emails est assurée automatiquement par le logiciel.
Impression des étiquettes des colis et palettes
Octave vous dispense de logiciels transporteurs en imprimant directement les étiquettes des colis sur vos imprimantes. Pour les envois par colissimo, un scénario sans ressaisie vers le logiciel de ColiPoste existe, ce qui réduit considérablement les erreurs et les temps de traitements.
Expéditions
A partir d’une certaine quantité de colis à expédier par transporteur, vous regroupez les paquets par palettes ou dans des box. Une édition récapitulative des colis est associée au contenant lors de l’enlèvement par le transporteur. Le flashage du code à barre de ce document, automatise le passage de toutes les lignes de commandes clients concernées dans l’état expédié. Ainsi, les internautes peuvent suivre sur votre site e-commerce puis celui du transporteur, le cheminement en temps réel de leurs colis.
Traitement des retours, contrôle de l’éligibilité
Chaque demande de retour de produit par les clients fait l’objet d’un contrôle d’éligibilité. Les articles ou les colis sont orientés dans un dépôt en fonction de votre arbitrage : colis refusé, produit conforme, litige à faire superviser, etc. Un avoir est automatiquement généré pour les marchandises qui réintègrent les stocks.
Suivi de l´avancement des dossiers clients et fournisseurs
A partir des encours par produits et des commandes clients et fournisseurs, le commerçant maitrise parfaitement l’état d’avancement dans le traitement de chaque produit commandé. Il lui est facile si le client souhaite annuler une ligne de commande, de stopper l’approvisionnement des produits manquants.