Gestion des caisses

Octave inclut une gestion point de vente comprenant les fonctionnalités classiques d’une gestion multi-caisses : encaissement, clôture, gestion des échanges et des retours, etc.
Le mode console simplifie une gestion multi tâches dans un même écran : saisie de commandes, facturation, livraison, réception des marchandises, suivi des encours, etc.

La console s’interface avec du matériel point de vente : imprimante ticket et chèque, tiroir, afficheur, lecteur et étiquettes code à barres.

Une procédure de clôture par caisse permet de solder les transactions en fin de journée ou plusieurs fois par jour si vous souhaitez suivre un solde de caisse par agent vendeur. Une clôture de fin de période récapitule les ventes par produits, par famille, par TVA et les encaissements par mode de règlements.

Une gestion des remises en banque facilite l’encaissement et le lettrage des règlements. Vous avez la possibilité d’isoler des chèques pour un encaissement négocié avec le client à échéance.

Une gestion spécifique permet de traiter les bons d’achats. C’est-à-dire les ventes payées à l’avance mais dont le choix des marchandises et la propriété est transférée vers une personne tierce désignée par l’acheteur. Une gestion des acomptes clients permet de suivre les avances de trésorerie réalisées généralement pour engager une commande chez un fournisseur lorsqu’un produit n’est plus disponible en stock.

Sur la base d’un tarif général construit en prix public, vous pouvez gérer des tarifs préférentiels par catégorie de clients et par famille de produits. C’est la même gestion de caisse qui vous permet de traiter en continu dans vos magasins, à la fois les clients particuliers de passage et vos clients en compte à qui vous faites des remises sur prix public.

Les clôtures de caisse et les statistiques de vente sont segmentées par catégorie de clients (les particuliers, les professionnels, les grands comptes, etc.). C’est la même solution de facturation qui gère vos flux entre les clients de passage dans vos magasins et vos clients en compte qui parfois passent en caisse pour enlever des marchandises que vous leur facturez à terme.

Pour chaque vente vous pouvez éditer soit un bon de livraison et une facture associée, soit une facture comptoir qui à la fois déstocke les marchandises et fait office de pièce comptable. En fin de mois, un traitement vous permet de calculer automatiquement un relevé de facture et de produire une facture globale correspondante aux livraisons du mois.

L’information étant centralisée dans une seule base d’informations, cela facilite le comptage des points fidélité par clients accumulés dans les magasins, sur le site e-commerce, ou par courrier et par téléphon. Les points de fidélité peuvent être ensuite dépensés en avantage clients sur les différents canaux de vente. Le croisement des informations commerciales et marketing permet d’identifier les stratégies gagnantes et les leviers qui favorisent la performance commerciale.

Depuis sa caisse, le commerçant accède à l’ensemble du système d’information. Il visualise étape par étape l’avancement par produit d’une commande client, ainsi que les informations fournisseurs associées à un reliquat client. Le vendeur est donc capable d’expliquer et de justifier à son client comptoir, les délais à prévoir, les options possibles ou les motifs qui ont générés des « non servis ».

Chaque vente est associée au vendeur actif lorsqu’une console de caisse est ouverte. Il est possible de gérer des exceptions en changeant pour une vente le vendeur attitré. A partir du compte et mot de passe d’identification, Octave mémorise également pour chaque règlement enregistré une traçabilité de l’opérateur de saisie.

L’interface de caisse qui a été initialement réfléchie pour des petites et moyennes structures de vente s’adapte particulièrement pour gérer plusieurs actions simultanément dans votre magasin. Un mode de travail multi tâches permet au vendeur de gérer plusieurs vente ouvertes en même temps, de réceptionner des marchandises en stock et de répondre au téléphone sur l’état des encours clients et fournisseurs, le tout sans être obligé de changer d’écran de saisie.

La clôture de caisse permet de suivre les statistiques par vendeurs. Les statistiques couplées avec l’assistant réassort vous aident à réapprovisionner les marchandises vendues dans la journée et vous simplifient considérablement l’engagement des commandes par fournisseurs. Les statistiques vous permettent d’éclater les ventes entre les clients comptoirs et ceux qui sont en compte.

Vous choisissez de globaliser dans une seule écriture comptable les ventes du magasin pour les particuliers qui payent comptant et de transférer dans des écritures distinctes en comptabilité les ventes par clients en compte qui payent généralement à échéance.

Les avantages d’une solution logicielle accessible par internet sont énormes pour différents acteurs qui travaillent ensemble mais qui sont éclatés géographiquement. Elle vous offre notamment la possibilité de relier simultanément toutes vos boutiques entre elles et avec une logistique qui partagent une seule et même base d’information en temps réel. Octave mutualise certaines couches d’informations (le fichier des produits, parfois le fichier des clients) et cloisonne des informations strictes à chaque point de vente (reliquats clients, organisation interne, etc.).

Lorsque vous pilotez un magasin physique couplé simultanément avec un site marchand, Octave réserve automatiquement dans votre point de vente ou dans votre dépôt logistique, les produits qui sont commandés sur votre site internet. Cette gestion partagée en temps réel entre vos boutiques physiques et virtuelles, limite considérablement les frustrations clients car l’ensemble des produits commandés peuvent être réellement servis. De même, les disponibilités des produits sur internet sont automatiquement modifiées en fonction de vos flux de stocks.