Relance des factures impayées

 
Automatisation des courriers de relance
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Description

Les retards de paiements, les factures impayées et les recouvrements de créances pénalisent lourdement les entreprises et les rendent vulnérables. Elles s’exposent à des conséquences désastreuses sur leur trésorerie et leurs marges.
Octave vous donne les moyens de réagir vite avec le module de relance des factures impayées. Grâce à un suivi rigoureux des factures à échéances dépassées, vous pourrez efficacement éditer vos courriers de relance.

Les avantages du module

  • Réactivité : aucun retard de paiement ne vous échappera.
  • Efficacité : toutes les données utiles pour vos relances condensées en un seul outil.
  • Traçabilité :  historisation automatique des relances dans votre CRM.

Principes

Création des courriers types

Le module permet de configurer jusqu’à 5 relances types avec des modèles d’impression différents. De plus, chacune est personnalisable en cochant simplement les options souhaitées :

  • Actif : La relance est active et sera proposée lors de la génération des relances.
  • Bloquer client : L’envoi de la relance déclenche un contrôle client. Si une nouvelle commande est créée pour ce client un message vous avertira.
  • Joindre facture : La facture sera éditée en même temps que le courrier.

Création des courriers types

Génération des relances

Le tableau de création de relances liste les factures à échéance dépassée jusqu’à ce qu’un règlement soit enregistré. Il affiche les informations suivantes :

  • Le type de fiche : un filtre est possible pour créer des relances pour les clients professionnels ou particuliers par exemple.
  • Le nom du client et son N° de téléphone. Une touche de raccourci est disponible pour ouvrir les fiches.
  • Le N° de facture avec le net à payer et le reste à payer. Vous pourrez ouvrir le dossier pour consulter son contenu.
  • Le nombre de jours de retard : Octave indique le nombre de jours dépassés depuis la date de l’échéance du dossier.
  • Les colonnes R1, R2, … affichent le nombre de jours depuis la relance n°1, la relance n°2, etc.
  • Les relances désactivées : Ces factures sont mises en « sommeil » un motif peut être précisé.
  • Date de relance : Programmez vos relances en enregistrant une date pour chaque facture.

Deux solutions sont possibles pour générer vos relances :

  • Appliquer un filtre sur un type de relance (relance 1, relance 2, etc.) : Octave propose tous les dossiers à échéance dépassée pour lesquels la relance sélectionnée n’a pas été générée. Par exemple, si le filtre ‘Relance n°2’ est sélectionné, Octave propose dans le tableau tous les dossiers pour lesquels une ‘relance n°1’ a déjà été générée mais pas de ‘relance n°2’.
  • Sélectionner tous les types de relance (relance 1, relance 2, etc.) : Octave propose tous les dossiers à échéance dépassée candidats pour un type de relance. Par exemple, si pour le dossier 10305 aucune relance n’a été générée, Octave propose une relance n°1, si le dossier 10349 a déjà été relancé une fois, une relance n°2 sera créée, etc…

Vous pouvez sélectionner les dossiers à relancer individuellement ou générer la relance pour tous les dossiers proposés. Une relance est générée par facture. Si un client a plusieurs factures à échéance dépassée, il recevra autant de courriers que de factures.

Génération des relances

Suivi des relances

  • A partir du module, les relances générées sont accessibles pour ré-éditer une ou des relance(s) ou exporter les données pour confier la relance à votre service comptable, par exemple.
  • Si le module CRM est activé dans votre base, une tâche est automatiquement créée dans la fiche du client.

Suivi des relances dans le module

Suivi des relances dans la CRM



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