Conditions Générales de Prestations – V2.0

Date d’entrée en vigueur : 01/09/2018

La société OCTAVE, SAS au capital de 70 000,00 €, dont le siège social est 355 avenue Patton – 49000 ANGERS, immatriculée au RCS d’ANGERS sous le numéro 410 081 061 (Ci-après « OCTAVE »).

Le service clientèle d’OCTAVE est disponible au 02 41 86 01 18 ou par courriel : info@octave.biz

La société OCTAVE est une entreprise de services numériques spécialisée dans la fourniture de solutions SaaS auprès des professionnels de tous secteurs d’activités.

Article 1 Objet et opposabilité des conditions générales :

Les présentes conditions générales de prestations (ci-après dénommées les « Conditions Générales ») constituent, avec le Contrat de prestations de services souscrit, les seules conditions auxquelles OCTAVE s’engage dans la relation contractuelle qu’il entretient avec le Client. De ce fait, elles expriment l’intégralité de l’accord des Parties et annulent et remplacent tout accord, lettre, offre ou autre document écrit ou oral antérieur ayant le même objet.

Elles ne peuvent être précisées et/ou modifiées que par le Contrat de prestations de services. Toute modification par le Client doit être formellement acceptée par OCTAVE.

Les présentes Conditions Générales ont pour objet de fixer les modalités et conditions par lesquelles OCTAVE fournit aux clients (ci-après le ou les « Client(s) » les services décrits ci-après, ainsi que de définir les droits et obligations des Parties dans ce cadre. Elles sont communiquées par OCTAVE dès l’envoi de l’offre commerciale et du devis relatifs à la phase de conduite préalable de projet (v. Article 2 des présentes).

Le fait pour OCTAVE de ne pas se prévaloir à un moment donné de l’une ou plusieurs des dispositions des présentes Conditions Générales ne peut être assimilé à une renonciation, OCTAVE restant toujours libre d’exiger leur stricte application.

OCTAVE se réserve le droit, à sa seule discrétion, à tout moment et sans préavis, de modifier le site internet OCTAVE ainsi que les Services ou bien de modifier les présentes Conditions Générales y compris les conditions financières de la Solution.

 Tout Contrat de prestations de services, pour être valable, doit être signé par le Client. Le fait pour OCTAVE de ne pas se prévaloir, à un moment donné, d’une disposition des présentes Conditions Générales, ne pourra être interprété comme une renonciation à faire valoir ultérieurement cette même disposition.

Article 2 Définitions et / ou application des définitions :

Les mots et expressions suivants, débutant par une majuscule, sont des éléments essentiels Contrat ainsi que de toute intervention d’OCTAVE qui sont définis dans le corps , au fur et à mesure de leur présentation : le Projet, la Solution, SaaS, le Contrat, l’Offre commerciale initiale, Phase de Conduite préalable de projet, Rapport d’analyse, le Devis ou Offre technique financière, Go/No Go, Phase de réalisation, Phase d’exploitation de la Solution,  les Prestations, les Services, Convention de services, Plateforme, Interface d’Administration, Fondé de pouvoir, Interlocuteur privilégié, Utilisateur, Base de Données, Authentification, Identifiant, Accès simultanés, Services complémentaires.

Solution : correspond à l’ensemble des progiciels, applications et plateformes web développés et édités par OCTAVE, et choisis par le Client, au moment de l’acceptation des présentes et de la conclusion du Contrat.

Utilisateurs : personne physique autorisée par le Client, via l’Interface d’Administration, à utiliser la Solution via un des Accès simultanés disponibles.

Accès simultané : Accès à la Solution (caisse, back-office, mobilité) qui permet à un moment donné à une pluralité d’Utilisateurs d’accéder individuellement à l’application. Le Client choisira autant d’accès dont il estime avoir besoin. Le nombre et la durée d’engagement de ou des Accès simultané(s) servent de base à la facturation.

Interface d’Administration : outil informatique permettant au Fondé de pouvoir et à lui seul, au moyen de l’Identifiant et du mot de passe créés lors de la commande, d’administrer la Solution et notamment de créer ou supprimer des comptes utilisateurs, d’augmenter le nombre maximum d’Accès simultanés autorisé, de gérer les habilitations de chacun des Utilisateurs, etc.

Authentification : procédure par laquelle l’Utilisateur de la Solution fournit et confirme son identité, par la communication de son Identifiant et de son mot de passe.

Identifiant : code unique d’accès attribué à un Utilisateur et qui, associé à un mot de passe, permet à l’Utilisateur de procéder à son authentification pour utiliser l’un des accès simultanés disponible.

Base de Données : ensemble de données hébergées sur les serveurs appartenant à Octave, organisé en vue de son utilisation par le service, dont la structure est la propriété d’OCTAVE et le contenu la propriété du Client.

Client : désigne la société cocontractante signataire des présentes Conditions générales et du Contrat de prestations de services ;

Conditions générales de prestations de services (ou « Conditions Générales ») : désignent le présent document. Elles couvrent juridiquement l’ensemble des étapes du Projet telles que décrites ci-après, de l’offre commerciale initiale émise par OCTAVE jusqu’au terme de la phase d’exploitation.

Contrat de prestations de services (ou « Contrat ») : convention initiale souscrite entre le Client et OCTAVE visant à fixer les bases de la relation commerciale des parties, à énumérer les prestations de base sur lesquelles s’engage OCTAVE, à rappeler la possibilité pour le Client de solliciter OCTAVE en cours d’exécution du Contrat sur des prestations complémentaires ou pour faire varier le nombre d’accès simultané. Il recouvre juridiquement les phase de réalisation, de mise en production du Projet et d’exploitation de la Solution.

Les phases de construction de la relation contractuelle entre le Client et OCTAVE, correspondant à la formalisation du Projet du Client jusqu’à l’exploitation de la Solution, peuvent être résumées de la manière suivante :

2.1 Conditions générales de la Phase de Conduite préalable de projet

2.1.1 Définition de la Phase de Conduite préalable de Projet

A la suite d’une rencontre initiale entre un commercial d’OCTAVE et le Client, OCTAVE adresse à ce dernier une Offre commerciale initiale accompagnée des présentes Conditions Générales. Le Client est informé que l’Offre commerciale initiale n’engage OCTAVE ni sur le périmètre ni sur le budget final du Projet du Client. Il s’agit d’une projection effectuée sur la base d’un premier entretien entre les Parties et destiné à fixer forfaitairement, dans les conditions ci-après exposées, le prix de la phase de Conduite préalable de projet. Seul le Devis réalisé à la suite de la phase de Conduite préalable de projet peut engager OCTAVE, sous réserve d’être accepté par le Client.

Préalablement à tout autre engagement ou prestation, OCTAVE réalise une phase dite « de Conduite préalable de projet » afin de délimiter le périmètre fonctionnel à mettre en place en fonction de l’environnement, des besoins, contraintes et objectifs du Client. Cette prestation préliminaire est forfaitaire, en fonction de l’Offre commerciale initiale d’OCTAVE.

Les Prestations réalisées au cours de cette Phase de Conduite préalable de projet aboutissent à un Rapport d’Analyse qui constitue la délimitation du périmètre du Projet, c’est-à-dire les fonctions qui composeront la Solution à déployer, ainsi que le calendrier de réalisation du Projet, les conditions de recettes provisoires et de la recette définitive.

Sur la base des besoins exprimés par le Client au cours de la Phase de Conduite préalable de projet, OCTAVE établit une « offre technique et financière » (ci-après le « Devis ») dans le cadre des prestations d’intégration du projet, qui constitue le budget sur lequel OCTAVE s’engage pour la réalisation du Projet, sous réserve de toute demande complémentaire formulée par le Client en cours de réalisation du Projet.

A l’issue de cette Phase de Conduite préalable de projet, le Client dispose d’une option dite « Go/No Go », lui permettant de poursuivre ou non la relation avec OCTAVE en fonction du périmètre de la Solution ainsi exposé.

2.1.2 Durée de la phase de Conduite préalable de projet

La Phase de Conduite préalable de projet entrera en vigueur à compter de l’acceptation expresse et écrite par le Client de l’Offre commerciale initiale et des Conditions Générales et prendra fin à la date de remise du Rapport d’Analyse et du Devis correspondant au Client. OCTAVE est bien fondée à refuser de commencer toute phase de Conduite préalable de projet dans le cas où le Client n’aurait pas signé le Devis de la conduite préalable de projet et payé le forfait correspondant (correspondant à la première échéance financière de l’Offre commerciale initiale).

La durée de la phase de Conduite préalable de projet est indiquée dans l’Offre commerciale initiale en fonction de la pré-analyse réalisée à la suite d’un premier échange entre OCTAVE et le Client.

2.1.3 Recette de la phase de Conduite préalable du Projet

A l’issue de la phase de Conduite préalable de projet, OCTAVE remettra au Client le Devis complété du Rapport d’Analyse. La confirmation de la réception dudit Devis par le Client clôt la phase de Conduite préalable de projet.

L’acceptation du Devis et la signature du Contrat par le Client correspond au « Go » donné à l’engagement de la phase de réalisation de l’intégration de la Solution et à la validation du périmètre fonctionnel exposé au Rapport d’analyse. A la suite de cette recette matérialisée par le « Go » du Client, toute demande nouvelle du Client fera l’objet d’un devis complémentaire.

Dans le cas où le Client ne souhaiterait pas poursuivre le projet décrit dans le Rapport d’Analyse et le Devis correspondant, alors il donnera à OCTAVE un « No Go », sans avoir à en justifier ni à supporter une quelconque indemnité, ce qui mettra fin aux présentes Conditions Générales et donc à la relation contractuelle entre les Parties.

2.1.4 Conditions financières tenant à la Conduite de projet

Le prix de la phase de Conduite de projet est établi sur la base de l’Offre commerciale initiale proposée par OCTAVE après un premier entretien sommaire avec le Client, Offre commerciale qui sera précisée et ajustée, même de façon importante, à l’issue de la Phase de Conduite préalable de projet afin d’ajuster le prix de la Solution dans le Devis.

Si le Client choisit de donner son « No Go » et de ne pas poursuivre la relation avec OCTAVE, alors le prix payé pour la Conduite préalable de projet reste définitivement acquis à OCTAVE au titre des travaux réalisés et du Rapport d’Analyse remis au Client, ce que ce dernier reconnait et accepte.

Dans le cas où le Client donne son « Go » à la poursuite du projet, alors ce prix constituera un acompte sur le prix global figurant dans le Devis émis par OCTAVE à l’issue de la phase de Conduite préalable de projet.

2.2 Conditions générales de la Phase de réalisation du Projet

2.2.1 Définition de la Phase de réalisation

Suite à l’acceptation du Devis et du Contrat et des Conditions Générales par le Client, OCTAVE effectue les prestations nécessaires au déploiement du Projet jusqu’au démarrage opérationnel de la Solution dans les conditions précisées dans la « Charte de Gestion du Projet » annexée au Rapport d’Analyse (ci-après dénommés ensemble les « Prestations »). Cela correspond à la « Phase de Réalisation de la Solution ».

2.2.2 Durée de la phase de Réalisation de la Solution

La phase de Réalisation du Projet commencera à compter du « Go » donné par le Client, matérialisé par la signature du Devis et du Contrat et des Conditions Générales pour la durée indiquée dans le Rapport d’Analyse. Elle se terminera par la recette définitive de la Solution.

L’acceptation par le Client du Devis établi dans le cadre de la Phase de Conduite préalable de projet vaut acceptation du périmètre fonctionnel et du calendrier de réalisation prévu dans le Rapport d’Analyse, et cela engage le démarrage de la Phase de Réalisation.

2.2.3 Conditions financières tenant à la Phase de réalisation

Le prix de la conception et de la réalisation de la Solution pour le Client sera établi dans le Devis d’OCTAVE en fonction des besoins exprimés par le Client au cours de la Phase de Conduite préalable de projet.

Sauf dispositions différentes convenues entre les Parties dans le Devis, les modalités de facturation de la phase de réalisation s’effectuent en 8 ou 10 factures d’égales valeurs et établies chaque mois de la phase de réalisation. La dernière facture n’étant établie qu’après la levée complète des réserves ou 2 mois après la date de mise en production, la première de ces deux dates atteinte.

2.2.3 Respect des jalons et du budget

Les écarts de jalons ou les écarts entre les temps consommés et les temps alloués au budget détectés durant la phase de Réalisation du projet feront l’objet de réunions complémentaires à la demande d’OCTAVE ou du Client.

OCTAVE et le Client disposent de vues de contrôle des temps consommés et restant à réaliser. Afin de faciliter le respect des jalons et du budget, des arbitrages seront arrêtés à la demande d’OCTAVE ou du Client dans le compte-rendu des points mensuels de pilotage du projet, nommés « comités de pilotage ».

Dans le cas d’écarts avérés à charge du Client, OCTAVE pourra émettre un ou des devis complémentaires au Devis définissant initialement le périmètre Projet.

2.3 Conditions générales de la Phase d’exploitation de la Solution

2.3.1 Définition de la Phase d’exploitation de la Solution

Le démarrage opérationnel de la Solution engage la Phase « d’exploitation » de la Solution.

La Solution est exploitée à partir de la Plateforme mise à disposition du Client par OCTAVE. Il s’agit de l’ensemble des serveurs appartenant à OCTAVE sur lesquels est hébergée la base de Données du Client nécessaire à l’exploitation du site marchand de ce dernier. La Plateforme est accessible en mode SaaS, c’est-à-dire par l’intermédiaire du réseau Internet.

Au cours de la Phase d’exploitation, OCTAVE permet l’accès aux fonctionnalités de la Solution en fonction des Accès simultanés souscrits par le Client et fournit au Client l’ensemble des services applicatifs et de maintenance relatifs à la Solution (ci-après dénommés les « Services »).

Le Client pourra bénéficier des Services de la Solution pour un nombre illimité d’Utilisateurs, mais pour un nombre limité d’Accès simultanés. Le nombre d’Accès simultanés est un élément déterminant du prix des Services. Ils sont souscrits, renouvelés ou supprimés par le Fondé de pouvoir.

Si un utilisateur souhaite se connecter aux services alors que le nombre maximum d’accès simultanés autorisé est déjà atteint par le Client, la Solution refusera alors la connexion de l’utilisateur en lui expliquant la raison.

Toute augmentation du nombre d’accès simultanés est faite pour une période minimale d’un mois à compter de sa date de souscription. Il est expressément convenu qu’après ajout d’un accès simultané pour une durée d’engagement donné, le prix est intégralement dû.

2.3.2 Durée des accès souscrits au cours de la Phase d’exploitation de la Solution

Les Services applicatifs et de maintenance associés à l’exploitation de la Solution sont souscrits pour la durée pendant laquelle le Client maintient en vigueur au moins un accès à la Solution et sont décrits dans le Contrat. Le Client est seul responsable de l’administration du nombre d’Accès simultanés qu’il entend souscrire via l’Interface d’Administration.

En cas de résiliation du Contrat à l’initiative du Client avant le terme de la dernière prestation ou du dernier Accès souscrit, celui-ci devra en honorer le paiement jusqu’au terme contractuel en cours. Sous réserve du paiement correspondant, la fin du Contrat n’emportera pas automatiquement la fin du ou des Accès souscrits qui resteront actifs jusqu’à leur expiration.

2.3.3 Conditions financières tenant à l’exploitation de la Solution.

Les conditions tarifaires de la Phase d’exploitation de la Solution sont décrites dans le Contrat.

2.4 Conditions générales applicables à toutes les Phases

2.4.1 Désignation du Fondé de pouvoir et interlocuteur privilégié

Le Fondé de pouvoir est une personne physique désignée par le Client lors de la souscription du Contrat qui dispose des droits les plus étendus pour gérer les services complémentaires, créer de nouveaux Comptes Utilisateurs, augmenter le nombre maximum d’Accès simultanés autorisé, définir les droits des autres Utilisateurs via l’Interface d’Administration. Tout acte signé par le Fondé de pouvoir engage le Client.

L’Interlocuteur privilégié est le seul interlocuteur « technique » en lien avec OCTAVE s’agissant du fonctionnement des prestations. OCTAVE est donc en droit de refuser toute demande n’émanant pas de lui. Il s’agit d’une personne physique désignée par le Client ayant mission de concentrer les demandes de renseignement de tous les Utilisateurs pour les reformuler auprès du support technique et diffuser les réponses qui lui sont apportées.

Ces interlocuteurs devront avoir été préalablement informés des termes et conditions des présentes Conditions Générales et ou/du Contrat et disposer des compétences techniques suffisantes.

Compte tenu de l’importance de la stabilité de ces interlocuteurs, tout changement devra être signifié préalablement et par écrit à OCTAVE.

2.4.2 Conclusion et évolution du Contrat

En sus des Conditions Générales couvrant l’intégralité des phases du Projet, les Parties souscrivent à la fin de la phase de Conduite préalable de Projet à un Contrat par écrit.

Les conditions prévues à ce Contrat ne pourront normalement être modifiées que d’un commun accord écrit. En revanche, les prestations prévues à ce Contrat pourront être aménagées à la demande du Client et via le Fondé de pouvoir désigné au Contrat lequel dispose des droits qui lui sont conférés.

Le Contrat entrera en vigueur à compter de sa signature, qui devra intervenir au plus tard au jour du début de la phase de Réalisation de projet, et pour la durée de la relation contractuelle entre les Parties, soit une fois le « Go » donné et après mise en exploitation opérationnelle de la Solution, tant que demeure en vigueur un accès à la Solution.

2.4.3 Conditions générales de paiement

Prix :

Les prix sont indiqués dans le Devis et les devis de prestations complémentaires en euros, hors taxe, nets de tout escompte et remise.

Les frais de déplacement associés à chaque réalisation seront facturés par OCTAVE au Client en sus et au réel.

Les prix ne comprennent jamais le coût des télécommunications et d’accès à Internet qui restent en tout état de cause à la charge du Client.

Conditions de paiement :

Dans le cadre des Prestations objet des présentes Conditions Générales et du présent Contrat, OCTAVE est susceptible d’émettre deux (2) types de facturation :

– La facturation standard : elle correspond aux factures émises par OCTAVE hors prestations Saas. Le Client s’engage à payer les factures d’OCTAVE par virement dans les meilleurs délais et au plus tard dans les trente (30) jours à compter de la date d’émission de la facture.

– La facturation « Abonnement SaaS » : Elle correspond aux factures relatives à l’Hébergement web émises mensuellement par OCTAVE. Cette facturation est mise en œuvre au plus tard dans les deux (2) mois suivants la mise en production ; elle s’opère par prélèvement automatique sur le compte du Client intervenant dans les 10 jours suivants l’émission de la facture « Abonnement SaaS ».

En cas de contestation portant sur le montant ou la nature des prestations facturées, le Client devra notifier cette contestation et ses explications par lettre recommandée avec accusé de réception, dans les dix (10) jours suivant l’émission de la facture. Attention, toute contestation postérieure sera irrecevable et la facture sera réputée due dans son intégralité.

Défaut de paiement :

Le droit d’utilisation concédé au Client est subordonné au parfait paiement de l’intégralité de la facturation.

Tout retard de paiement d’une facture à son échéance entraînera de plein droit l’application du taux d’intérêt légal en vigueur multiplié par trois, sans mise en demeure préalable. Ces intérêts courent à compter du jour suivant l’échéance de paiement et jusqu’au jour du paiement.

En outre, conformément à l’article D. 441-5 du Code du commerce, le versement d’une indemnité pour frais de recouvrement d’un montant forfaitaire de 40 € par facture impayée à son échéance sera systématiquement exigé. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, OCTAVE pourra demander une indemnisation complémentaire, sur justification.

En outre, en cas de non-paiement à l’échéance prévue, OCTAVE pourra suspendre de plein droit toutes les prestations en cours pour le Client jusqu’à complet paiement par ce dernier de l’ensemble des factures émises échues, 30 jours après réception par le Client d’une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé réception restée sans effet dans ce délai.

Si malgré cette suspension des prestations, le Client n’a pas remédié à son défaut de paiement, OCTAVE pourra lui notifier la résiliation immédiate et sans préavis du Contrat et/ou des Conditions Générales sans être tenu de saisir préalablement une juridiction. Dans ce cas, les Accès simultanés non payés seront automatiquement résiliés.

Ces indemnités et mesures en cas de retard ou de défaut de paiement seront mises en œuvre sans préjudice de la faculté pour OCTAVE de solliciter judiciairement l’indemnisation de l’entier dommage que lui aurait causé le manquement du Client.

Révision du Prix :

Les prix et tarifs prévus par les présentes ou au Contrat sont déterminés durant toute la durée des présentes et/ou du Contrat à l’exception des prix et tarifs des Services qui pourront être révisés au 1er janvier de chaque année en fonction de l’évolution de l’indice SYNTEC. L’indice d’origine des prix est celui valable à la date d’établissement du Contrat ou du Devis de prestation récurrente.

Les prix pourront être également révisés en cas de modification substantielle et permanente du périmètre du Contrat et/ou des Conditions Générales par le Client et entrainant un surcoût pour OCTAVE.

2.4.4 Demandes nouvelles du Client et prestations complémentaires récurrentes

Toute Mise à jour et Nouvelle Version (majeure ou mineure) concernant le périmètre fonctionnel de la Solution sont comprises dans le Prix. Leur mise en œuvre est vendue au temps passé (selon un temps forfaitisé ou au temps réellement passé selon un Devis complémentaire).

Les Mises à jour Majeures correspondent à une réorganisation structurelle du logiciel de gestion. De nombreux modules de la Solution, pouvant être inclus dans le Périmètre fonctionnel sont impactés. La période de transition est planifiée avec l’accord du Client et nécessite un surcroît d’accompagnement des équipes Octave.

Dans le cadre de la plateforme e-commerce, un changement de version majeure implique obligatoirement une refonte du site e-commerce du Client qui souhaite intégrer cette nouvelle version.

Les Mises à jour Mineures correspondent à une implémentation dans la Solution de nouvelles fonctionnalités, une réécriture d’une fonctionnalité pour l’améliorer, une intégration de développements demandés par le Client ou de correction d’anomalie. Ces Mises à jour Mineures sont récurrentes et continues.

De même, par Nouvelle Version, il convient d’entendre tout nouveau module de la Solution qui serait demandé par le Client en cours de Contrat après acceptation du Client du Rapport d’analyse, fera l’objet d’un Devis complémentaire et sera soumis aux termes et conditions des présentes après leur acceptation par le Client.

Toute mise à jour et nouvelle version (majeure ou mineure) de la Solution ainsi que toute intégration à la Solution de nouveaux modules doit être considérée comme faisant partie de la Solution et sera soumis aux termes et conditions des présentes.

En cours d’exploitation de la Solution, le Client peut souscrire d’autres Prestations récurrentes débordant du périmètre fonctionnel initial de la Solution tel que décrit dans le Rapport d’analyse. De telles prestations additionnelles auront lieu au gré des besoins du Client et à la demande de celui-ci. Elles feront l’objet d’un Devis complémentaire et d’un avenant ou contrat spécifique régissant leur prix et leur durée. Faute de mention précisée au Devis, toute prestation complémentaire sera souscrite pour une durée de un mois, renouvelable tacitement pour la même durée sauf si le Fondé de pouvoir notifie leur suppression au plus tard la veille de son renouvellement.

Les prestations complémentaires à exécution instantanée sont facturées dans le cadre de la facture mensuelle.

Article 3 Obligations générales des Parties

Les présentes exigences seront requises tant à la date de prise d’effet des Conditions Générales ou du Contrat que pendant toute sa/leur durée..

3.1 Obligations du Client

Le Client s’engage à collaborer avec OCTAVE ou tout tiers qu’elle se substituera de manière à faciliter l’exécution des Prestations et Services par l’intermédiaire de l’Interlocuteur privilégié et du Fondé de pouvoir.

Le Client s’engage à prendre toutes les mesures pour favoriser la bonne coopération entre ses collaborateurs et les salariés d’OCTAVE.

Le Client s’engage à communiquer à OCTAVE les informations en sa possession, utiles ou nécessaires pour l’exécution des Prestations et Services.

Spécifiquement, le Client communiquera à OCTAVE en temps utile tous les éléments nécessaires et/ou demandés par OCTAVE ou jugés utiles par le Client à la bonne réalisation des Prestations et Services.

L’inexécution de son obligation de collaboration entraînera une exonération de responsabilité d’OCTAVE quant aux dommages qui pourraient en résulter pour la mise en place des Prestations et Services.

Le Client est tenu, au terme d’une démarche active, notamment de :

  • S’assurer de la disponibilité de ses équipes afin de permettre le bon déroulement des Prestations et Services ;
  • Exprimer clairement ses besoins et ce en temps utile ;
  • Effectuer les validations et les recettes prévues dans les délais convenus ;
  • Mettre OCTAVE en relation avec les personnes utiles à la bonne exécution des Prestations et Services. Ces personnes devront avoir une connaissance des Conditions générales et/ou du Contrat et être en mesure de fournir les informations, contacts et ressources requises ;
  • Alerter OCTAVE sur tout événement qui pourrait affecter le bon déroulement des Prestations et Services

Le Client garantit par ailleurs que les informations et documents transmis à OCTAVE seront exacts, précis et non équivoques.

Le Client est seul responsable du Contenu des fichiers ou documents qu’il remet à OCTAVE ou injecte dans la Solution (ci-après dénommé « le Contenu », les « Données » ou le « Contenu hébergé »). En aucun cas la responsabilité d’OCTAVE ne pourra être engagée à ce titre.

Le Client s’engage en outre à suivre les conseils d’OCTAVE en vue de faciliter la mise en place et l’utilisation de la Solution et à respecter les prérequis définis dans le Rapport d’analyse à l’exécution des Prestations et Services d’OCTAVE qui lui auront été communiqués. Le Client s’engage à alerter OCTAVE de tout changement le concernant et concernant son environnement pouvant modifier le périmètre initial de la Solution et influer sur son fonctionnement.

Le Client devra veiller au bon usage et à la confidentialité des identifiants et mots de passe attribués par OCTAVE à chaque Utilisateur de la Solution désigné par le Client, que ce soit au moment de la conclusion du Contrat ou ajouté ensuite par le Fondé de pouvoir via l’Interface d’administration, permettant à l’Utilisateur de procéder à son authentification pour l’utilisation d’un Accès simultané disponible. Le Client s’engage à informer, dans les meilleurs délais, OCTAVE de toute utilisation frauduleuse des identifiants et mots de passe et de tout risque d’une telle utilisation, de sorte qu’OCTAVE puisse prendre les dispositions nécessaires.

Le Client fait son affaire de la conclusion de contrats avec les fournisseurs d’accès à Internet pour accéder à la Solution. OCTAVE décline toute responsabilité à ce titre. Par ailleurs, la responsabilité d’OCTAVE ne pourra être engagée en cas de dysfonctionnement ou d’interruption d’Internet.

Le Client s’engage à administrer le contenu de son site marchand, conformément aux règles de l’Art et dans le respect des droits des tiers et de la réglementation en vigueur. Il est notamment convenu que les données installées sur la Plateforme par le Client le sont sous sa seule responsabilité. Le Client s’engage à informer OCTAVE tout au long de l’exécution Prestations et Services de tous les noms de domaine par lesquels la Plateforme sera accessible.

En conséquence des obligations énoncées ci-dessus, le Client garantit OCTAVE contre toute condamnation qui pourrait être prononcée à son encontre, du fait du Contenu hébergé ou du mauvais fonctionnement du site Internet exploité par le Client, notamment sur le fondement de la réglementation applicable aux fournisseurs d’hébergement.

Le Client s’engage à faire respecter les obligations lui incombant à l’ensemble de ses préposés et prestataires intervenant dans le périmètre de son site Internet et pouvant avoir un impact sur les Prestations et Services d’OCTAVE. Il s’engage à prendre sans délai les mesures nécessaires pour empêcher ou faire cesser toute violation constatée aux obligations lui incombant.

Dans le cadre de l’exécution du Contrat, des liens permanents d’interconnexion sont établis entre la plateforme d’hébergement d’OCTAVE et le système informatique du Client. De ce fait, le Client s’engage à prendre toutes les mesures de sécurité adaptées concernant les points suivants :

  • Sensibiliser l’ensemble des utilisateurs ayant accès à la Solution d’OCTAVE aux mesures de sécurité à mettre en place ;
  • Sécuriser de manière adaptée ses réseaux informatiques ainsi que les postes de travail des Utilisateurs, concernant notamment la gestion des accès et tout dispositif permettant d’éviter des attaques informatiques ;

Le Client doit en outre mettre en place les moyens nécessaires et prendre les précautions afin d’éviter l’introduction de tout virus dans son système d’information, notamment en effectuant des mises à jour régulières des logiciels antivirus, des systèmes d’exploitation et des patchs de sécurité.

OCTAVE pourra interrompre à tout moment et sans préavis toute Prestation et Service en cours, et notamment la connexion de la Plateforme ou l’accessibilité du Contenu hébergé si le Client manque aux obligations ci-dessus définies, en particulier. Si OCTAVE est contrainte de prendre des mesures de sécurisation, de sauvegarde et/ou de réinstallation de la Plateforme, d’autres équipements de son réseau ou de logiciels, du fait du risque créé par un manquement du Client, ces prestations seront facturées au Client. De même, dans l’hypothèse d’un ralentissement et/ou d’un dysfonctionnement substantiel du système d’information du Client et/ou de la fourniture des éléments nécessaires à la réalisation des Prestations, du fait exclusif du Client, ce dernier devra prendre à sa charge le coût des salariés ou préposés d’OCTAVE affectés à l’exécution des Prestations, sur la base du taux horaire chargé de chaque salarié ou préposé dédié à l’exécution des Prestations concernées.

3.2 Obligations d’OCTAVE

OCTAVE déclare et reconnait être pleinement en mesure et avoir les capacités et expertises appropriées pour effectuer les Prestations et fournir les Services. OCTAVE décidera seule des moyens et procédures qu’elle met en œuvre pour réaliser les prestations.

OCTAVE garantit que les membres de l’équipe intervenant dans les locaux du Client et tous sous-traitants auxquels elle pourrait avoir recours pour l’exécution des prestations sous sa responsabilité, sont des personnes qualifiées.

OCTAVE est tenue à une obligation de moyens à l’exclusion des engagements de qualité de Services et de respect du calendrier et des délais convenus qui font l’objet d’une obligation de résultat. En tout état de cause, OCTAVE ne sera pas tenue à cette obligation de résultat en ce qui concerne (i) le cas où le client n’aurait pas mis en œuvre les prérequis à la réalisation de la Solution conformément aux recommandations d’OCTAVE figurant dans le Rapport d’Analyse ; (ii) la qualité des Données fournies par le Client et (iii) les résultats provenant d’utilisations de partie de la Solution pour lesquelles le Client n’aurait pas respecté les méthodologies de recette et/ou de répartition des rôles entre les Parties telles que définies au Rapport d’Analyse.

OCTAVE est tenue à une obligation de conseil et de mise en garde renforcée au titre de ses prestations de conseil, d’alerte, de préconisation, d’assistance, de mise en garde, de formation, et d’aide à la conduite du changement pour l’ensemble des Prestations et Services. Cette obligation de conseil et de mise en garde renforcée est une obligation de moyen.

3.3 Non-débauchage

Le Client s’engage à ne pas solliciter, démarcher ou embaucher, directement ou indirectement, de personnel d’OCTAVE intervenant sur le projet pendant l’exécution des présentes et/ou du Contrat et pendant une durée de douze (12) mois à compter de son expiration. Toute violation de cette obligation entraînera le paiement de dommages intérêts fixés forfaitairement au montant du salaire annuel brut du salarié perçu sur les douze (12) derniers mois par le salarié débauché.

Article 4 Convention de service

La présente Convention de services décrit les engagements d’OCTAVE en termes de disponibilité et d’hébergement ainsi que les obligations de chacune des Parties pour que les niveaux de services décrits puissent être respectés.

4.1 Plateforme

OCTAVE fournit un Service d’hébergement assurant la disponibilité et la sécurité de la Solution pour le Client et les Internautes au moyen d’une Plateforme.

La Plateforme est connectée au réseau Internet et restera physiquement installée, pendant toute la durée des Conditions Générales et/ou du Contrat, sur les serveurs sécurisés accessibles par OCTAVE qui fournit les moyens techniques et les prestations de maintenance destinés à assurer la disponibilité permanente de la Plateforme et la sécurité du Contenu hébergé.

La Plateforme comporte les équipements et logiciels nécessaires pour permettre :

  • au Client de s’y connecter à distance, notamment par le biais du logiciel Octave Résident installé sur chaque poste Utilisateur, afin d’exploiter la Solution, en utilisant les identifiants et mots de passe confidentiels qui lui sont fournis par OCTAVE lors de la conclusion des Conditions Générales et/ou du Contrat, ou que le Client aura la faculté de modifier à l’aide des outils et procédures fournis par OCTAVE ;
  • au public de s’y connecter via Internet et de consulter le Contenu hébergé rendu accessible par le Client.

Le Client déclare être informé que l’accessibilité au public du Contenu hébergé suppose que le Client soit titulaire d’un ou plusieurs « noms de domaine », déposés auprès des organismes français ou étrangers compétents, OCTAVE étant déchargée de toute responsabilité à cet égard dans le cadre des présentes.

4.2 Hébergement et sécurité de la Solution

OCTAVE assure l’hébergement de la Solution, comprenant l’intégralité des informations – en ce compris les données à caractère personnel –, transmises par le Client pour les besoins de l’exécution des Prestations et Services.

OCTAVE s’engage et garantit que la Solution et plus particulièrement les Données, en production, en sauvegarde ou archivées, ainsi que toutes les solutions dont elle est composée sont hébergées dans des datacenters localisés en France, la localisation en France étant un élément essentiel ayant conditionné le choix de la Solution par le Client. OCTAVE s’engage et garantit que cette solution d’hébergement permet de répondre en intégralité aux exigences élevées et dispositions légales de l’Union Européenne applicables en matière de sécurité informatique et de confidentialité (et notamment celle du Règlement Européen 2016/679) ainsi qu’aux dispositions de la loi française Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.

Les prestations fournies par OCTAVE en matière de sécurité seront réalisées conformément à l’état de l’Art, aux techniques en la matière et dans le respect des exigences des normes applicables, ainsi que conformément aux règles de services et de sécurité définies dans les présentes.

OCTAVE s’engage à empêcher l’accès physique à la Plateforme par tout tiers non autorisé et à conserver cette Plateforme dans des locaux conformes aux règles de l’art notamment en termes de sécurité électrique et de protection contre les risques d’intrusion physique, d’incendie ou de surchauffe. Il est précisé qu’en aucun cas le Client ne pourra accéder physiquement à la Plateforme, sauf s’il y a été préalablement invité par OCTAVE.

OCTAVE s’engage également à empêcher tout accès au Contenu hébergé, par les tiers, notamment par les autres Clients d’OCTAVE. Le Client déclare à cet égard avoir connaissance que la Plateforme ne lui est pas réservée et que cette Plateforme est utilisée pour fournir le même Service d’hébergement que celui décrit dans les présentes et/ou dans le Contrat, ainsi que d’autres services, à d’autres Clients d’OCTAVE. Le Client déclare être informé que cette obligation est limitée du fait des failles de sécurité que tout réseau informatique est susceptible de comporter même lorsqu’il est en tous points conforme à l’état de l’art.

4.3 Maintenance préventive

L’accès aux Services pourra être suspendu en période de maintenance préventive qui se déroulera le 1er mardi (nuit du lundi au mardi) de chaque mois entre 23H et 6H (heure locale France métropolitaine) pour une durée maximale de 3 heures et les autres mardis (nuit du lundi au mardi) entre 23H et 1H (heure locale France métropolitaine). OCTAVE se réserve donc la possibilité d’interrompre le Service de façon la plus courte possible durant ces plages de maintenance sans que les conséquences de cette interruption puissent être reprochées à OCTAVE.

Au-delà de ces horaires, la Plateforme doit être disponible sous peine d’entrer dans le calcul d’indisponibilité prévu à l’article 4.6 des conditions générales.

En dehors de ces créneaux, des opérations de maintenance exceptionnelles pourront être planifiées sous réserve que le Client ait été averti préalablement de ladite maintenance dans un délai raisonnable.

4.4 Support technique

OCTAVE met à la disposition de l’Interlocuteur privilégié un service de support technique accessible prioritairement par l’outil de ticketing accessible à l’adresse http://portail.octave.biz ou par téléphone, pendant les heures ouvrées (du lundi au vendredi du 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h, le samedi de 10h à 13h et de 14h à 18h) au 02.41.860.118.

Ce support technique a pour seul objet de fournir à l’Interlocuteur privilégié :

  • Toute documentation ou explication permettant d’assurer l’usage normal d’une fonctionnalité comprise dans le Périmètre fonctionnel du projet du Client ;
  • Le traitement correctif des anomalies Octave qui concernent des fonctionnalités comprises dans le périmètre initial du projet du Client ;
  • L’application des mises à jour du logiciel Octave. Ces mises à jour font l’objet d’un planning piloté par OCTAVE. L’obligation de support restant limité au Périmètre fonctionnel du projet.

En ce qui concerne les urgences, notamment en cas d’indisponibilité du service, OCTAVE s’engage à prendre en compte, au plus tard, toute notification faite par le Client dans les trente (30) minutes qui suivent l’appel téléphonique au support, qui sera doublé d’un ticket par le Support d’Octave dans l’outil de ticketing permettant l’horodatage du début de notification.

En cas d’urgence en dehors des heures ouvrées du support, essentiellement en cas d’indisponibilité du service, il est demandé d’adresser un mail à l’adresse astreinte@octave.biz. Un accusé de réception de la demande sera adressé en retour, dès prise en compte du message, au plus tard dans les trente (30) minutes. Après diagnostic, l’équipe d’astreinte informera le Client d’une intervention immédiate par l’astreinte ou d’un traitement par le Support aux heures ouvrées selon une priorisation préalable des Incidents, Bloquants ou Non Bloquants. En cas d’intervention immédiate, un contact est établi avec le Client pour l’informer de la progression et de la résolution de l’incident.

Par Incident Bloquant, il convient d’entendre toute anomalie reproductible documentée par le Client qui, unitairement ou cumulées, conduit à rendre la Solution indisponible, ou qui bloque l’utilisation d’une fonction essentielle et opérationnelle de la Solution et pour laquelle il n’existe pas de solution de contournement technique ou organisationnelle.

Par Incident Non Bloquant, il convient d’entendre tout incident reproductible (y compris ceux pouvant être récurrents) dont la criticité est mineure qui permet d’utiliser la Solution en mode semi-dégradé, ainsi que tout incident documenté par le Client ne permettant l’exploitation de la Solution que pour une partie de ses fonctionnalités ou de façon dégradée.

Le traitement de la maintenance évolutive n’est pas inclus dans le support technique de base. En particulier, dans le cadre des tickets qualifiés par les services d’OCTAVE de demande de formation complémentaire ou de demande d’évolution par rapport au périmètre fonctionnel du Client, ces traitements feront l’objet de devis établi par OCTAVE pour leur déploiement et l’élargissement du périmètre fonctionnel associé.

4.5 Trafic, bande passante et espace disque

Octave s’engage à fournir une connexion entre la Plateforme et le réseau Internet permettant au Client de bénéficier du trafic autorisé et d’une bande passante maximale de 100 Mbps (Méga Byte Par Secondes calculé selon la règle de 95 percentiles) en trafic sortant.

Le trafic autorisé s’entend du nombre d’octets maximum pouvant transiter par la connexion reliant la Plateforme au réseau Internet pendant un mois considéré. Ce trafic autorisé peut être, selon l’option choisie par le Client limité à un certain volume ou illimité.

La bande passante s’entend du débit instantané minimum garanti de cette connexion.

OCTAVE s’engage à affecter au Client, sur la Plateforme, un quota d’espace disque, dédié à l’hébergement du Contenu hébergé, dont le volume est défini ci-dessous :

  • L’espace de la base de données Octave est limité à :
    • 5 000 000 Factures ou Commandes Clients par an,
    • 1 000 000 Fiches Clients & Prospects,
    • 400 000 Articles.

Au-delà de ces limites habituelles, un cadrage commercial spécifique sera défini.

4.6 Engagement de disponibilité de la Plateforme

OCTAVE s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour assurer la continuité de l’accessibilité au public de la Plateforme.

OCTAVE garantit une disponibilité de la Plateforme sur le réseau Internet d’au moins 99,8% de chaque période mensuelle, étant précisé que les temps d’indisponibilité de la Plateforme ne sont pas comptabilisés comme tels lorsqu’ils résultent d’une opération de maintenance, d’une opération urgente relative à la sécurité du réseau ou d’un cas de force majeure.

Dans l’hypothèse où le taux de disponibilité de la Plateforme s’avérerait, pour un mois donné, inférieur à 99.8 %, OCTAVE serait débitrice à l’égard du Client d’une pénalité calculée en appliquant à la redevance mensuelle, hors prestations additionnelles et hors taxe, du mois concerné, un taux de pénalité déterminé comme suit :

TAUX DE DISPONIBILITÉ (D) TAUX DE PÉNALITÉ
99.6 % <= D < 99.8 % 15 %
99 % <= D < 99.6 % 30 %
95 % <= D < 99 % 50 %
D < 95 % 70 %

En dehors des indisponibilités détectées par la supervision d’OCTAVE, le droit aux pénalités est subordonné à la condition que le Client notifie à OCTAVE l’indisponibilité de la Plateforme dans l’heure en signalant l’incident soit durant les heures ouvrées par un appel téléphonique, auprès du support technique, soit en dehors des heures ouvrées par mail à l’adresse astreinte@octave.biz, et en tout état de cause par l’ouverture d’un ticket.

Les pénalités ne seront pas dues si l’arrêt de service est consécutif à l’application des présentes Conditions générales.

4.7 Engagement de performance Web :

OCTAVE s’engage à une performance Web pour les versions supérieures ou égales à 7 (à priori tous sites web livrés après Juillet 2017). Ces engagements contractuels portent sur 2 points de mesures de la home-page du site web du Client :

  Objectifs à atteindre
Durée du 1er octet après requête 300 ms
Début d’affichage 1,5s

Un outil de mesure sera mis en place sur le site web du Client et des mesures seront établies à intervalles réguliers (au moins 6 points de mesures par heure dans l’intervalle 8h – 22h GMT+1).

Les 5% de mesures les plus fortes seront écartées (exclusion des pics de mesures non représentatifs).

Pour chaque période mensuelle, une pénalité financière pourra être due par OCTAVE au Client dans les conditions suivantes : pour chacun des points de mesure, la moyenne des mesures du mois sera comparée à l’objectif selon le tableau suivant et définira un éventuel taux de pénalité. Le taux de pénalité retenu correspondant à l’écart le plus grand des objectifs définis ci-dessus sera appliqué au montant hors taxe facturé du mois concerné sur la partie « hébergement Web », correspondant à l’Abonnement mensuel des usages à la Solution par le web, tel que décrit dans les Tarifs du Contrat.

COMPARAISON DE LA MOYENNE A L’OBJECTIF (M) TAUX DE PENALITE
120 % <= M < 150 % 15 %
150 % <= M < 180 % 30 %
M >= 180% 50 %

Les mesures de performance relevées par OCTAVE sont accessibles au Client via le Portail client.

Le calcul de cette pénalité est appliqué à la demande du Client qui doit être adressée à OCTAVE dans le mois qui suit l’établissement de la facture mensuelle concernée.

Ces mesures de performance sont en partie dépendantes de la complexité de la page mesurée et des actions du Client. En cas de réclamation, un audit interne à OCTAVE sera effectué et pourra donner lieu à des recommandations formulées au Client. L’engagement de performance ne serait être opposé tant que ces recommandations ne seront pas appliquées par le Client.

En cas d’indisponibilité de la Plateforme sur la période mensuelle, les 2 pénalités, relatives aux engagements de disponibilité et de performance web, ne sont pas cumulables, la plus forte pénalité des deux est alors retenue.

Article 5 Protection des Données Personnelles

5.1 Données nécessaires à l’utilisation de la Solution

Le Client est et demeure en tout état de cause le seul propriétaire et exploitant des Données nécessaires à l’utilisation de la Solution.

OCTAVE déclare et garantit qu’elle n’utilisera pas ni ne modifiera, ne transmettra, ne copiera ou reproduira les Données pour son bénéfice ou le bénéfice de tiers et qu’elle en assurera la confidentialité, la protection et la conservation sur son serveur tel que décrit à l’article 4.2. [Hébergement et sécurité de la Solution].

OCTAVE s’engage pendant la durée des présentes à faire des sauvegardes quotidiennes des Données qu’elle sera amenée à traiter dans le cadre des Prestations et de la fourniture des Services, notamment d’hébergement de la Solution et des Données s’y trouvant.

OCTAVE s’engage à ce que les Données soient accessibles, extractibles et exportables à tout moment, et utilisables dans les formats standards du marché, afin de garantir leur exploitabilité immédiate et sans surcoût pour le Client.

En cas de perte, vol, altération et/ou destruction des Données, OCTAVE garantit le Client de la parfaite qualité et complétude des sauvegardes des Données qu’elle aura effectuées dans le cadre de l’exécution de ses Prestations et de la fourniture de ses Services.

5.2 Données à caractère personnel

OCTAVE est « sous-traitant intervenant pour le compte d’un responsable de traitement de données à caractère personnel », conformément au Règlement (UE) 2016/679 portant sur la Protection des Données à caractère personnel (ci-après « le Règlement »).

Par conséquent, en sa qualité de sous-traitant, OCTAVE s’engage à respecter l’ensemble des règles et obligations prévues par ledit Règlement et notamment la tenue d’un registre écrit et détaillé de toutes les catégories d’activités de traitements effectuées pour le compte du Client.

Finalité du traitement des Données personnelles : Le Client est seul responsable du traitement des Données personnelles qu’il collecte. OCTAVE, en sa qualité de sous-traitant, n’agit que sur instruction documentée du Client et exclusivement pour les besoins de la réalisation des Prestations et Services objets des présentes Conditions Générales.

OCTAVE s’engage à permettre au Client l’exécution de ses obligations légales en lien avec le respect du droit des personnes concernées, notamment ceux listés au sein du chapitre III « Droits de la personne concernée » du Règlement précité.

Ces obligations légales sont réputées respectées par le Client. Par conséquent, OCTAVE, toujours en sa qualité de sous-traitant, ne saurait être tenu responsable du respect desdites obligations par le Client.

OCTAVE s’engage en outre à mettre à disposition du Client toutes les informations nécessaires afin de démontrer le respect de ses propres obligations et pour permettre la réalisation d’audits.

OCTAVE s’interdit toute autre utilisation des Données personnelles sans l’accord exprès et préalable du Client.

Modalités de traitement des Données personnelles : OCTAVE s’engage à ne pas recourir à des sous-traitants pour la réalisation de prestation pouvant avoir un impact sur les Données personnelles sans l’accord exprès, préalable et écrit du Client.

Dans cette hypothèse, OCTAVE se porte fort du respect par ses Sous-traitants des engagements auxquels il s’oblige lui-même par le présent article.

A ce titre, OCTAVE dressera la liste nominative des sous-traitants associés aux Traitements de données à caractère personnel, ainsi que les pays où ils interviennent pour le compte d’OCTAVE dans le cadre des présentes, dans les deux (2) semaines suivant la première demande du Client.

Dans l’hypothèse où l’un de ces sous-traitants serait situé hors de l’Union Européenne, OCTAVE s’engage à vérifier que le pays tiers en question soit d’un niveau d’exigence au moins équivalent à celui de l’Union Européenne.

Mesures de Sécurité : OCTAVE s’engage à mettre en œuvre les mesures organisationnelles et techniques permettant d’assurer la sécurité physique et logique des Données à caractère personnel, et à les maintenir pour toute la durée des Conditions Générales, décrites à l’article 4.2. [Hébergement et sécurité de la Solution].

OCTAVE s’engage à notifier au Client toute Violation de données à caractère personnel dans les vingt-quatre (24) heures ouvrées suivant la survenance d’une telle violation.

Conformément au Règlement, OCTAVE communique toutes les informations nécessaires au Client lui permettant de répondre à son obligation de notification et de remédiation auprès de l’autorité de contrôle.

A l’issue de la clôture de la Violation, OCTAVE présentera un bilan au Client.

Suppression des données : OCTAVE s’engage à supprimer toutes les Données à caractère personnel à la première des deux échéances suivantes :

  • À première demande du Client,
  • immédiatement à l’expiration du délai de conservation défini à l’article 10. [Réversibilité], suite à la résiliation du Contrat et/ou des présentes, sauf demande expresse contraire du Client.

Article 6 Propriété intellectuelle

6.1 Droit de propriété intellectuelle

Les présentes Conditions Générales et le Contrat n’ont pas pour objet ni pour effet de céder ou transférer les droits de propriété intellectuelle préexistants ou à venir d’une Partie à l’autre Partie. Chacune des Parties reconnaît et accepte les droits de propriété intellectuelle de l’autre Partie et de ses fournisseurs tiers préexistants à compter de la date d’acceptation des Conditions Générales.

Le Client est et demeure propriétaire de tous droits de propriété intellectuelle sur les éléments constituant les Données et de façon générale tout contenu transmis ou mis à la disposition d’OCTAVE dans le cadre de la réalisation et de l’exploitation de la Solution. Quant aux Bases de Données, le Client ayant pris l’initiative et les risques de l’élaboration des Bases de Données, il en est le producteur et le propriétaire.

Sauf stipulation expresse du Contrat et/ou des présentes, OCTAVE est et demeure en tout état de cause seule titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle portant sur la Solution, ses développements et mises à jour, ses paramétrages, ses études, ses savoir-faire, tout élément immatériel protégé ou non (notamment : présentations des offres, méthodes, procédés, chartes graphiques, schémas, descriptif des méthodologies, spécifications etc.) utilisés pour exécuter les prestations objets des présentes, ainsi que les programmes informatiques qui sont susceptibles d’être automatiquement téléchargés sur les machines des Utilisateurs lors de l’utilisation de la Solution. Ces programmes, bien qu’ils ne soient pas exécutés sur la Plateforme d’OCTAVE, font partie intégrante de la Solution et sont protégés au même titre. OCTAVE concède au Client, qui l’accepte, un droit d’utilisation non-exclusif, personnel, intransmissible et non cessible de la Solution et des éléments la composant pendant toute la durée des Conditions Générales et conformément au périmètre défini par celui-ci.

De même, le Client s’engage à ne pas porter atteinte de quelque manière que ce soit aux droits d’OCTAVE sur la Solution et à ne pas procéder à des actes susceptibles d’avoir pour conséquence de contrefaire tout ou partie de la Solution et notamment à ne pas procéder à toute reproduction, adaptation, modification, traduction, arrangement, diffusion, décompilation et mise à disposition des tiers, sans que cette liste ne soit limitative.

Aussi, le Client s’interdit d’utiliser la Solution et les éléments la composant en dehors des présentes et, plus particulièrement, en dehors du périmètre déterminé par les Parties. Le Client n’a donc aucun droit d’exploitation au sens de l’article L. 122-6 du Code de la propriété intellectuelle, y compris aucun droit de reproduction ni de représentation sur la Solution et les éléments la composant, sauf stipulation contraire du Contrat et/ou des présentes.

Compte tenu de l’évolution permanente des technologies, OCTAVE pourra être amenée à faire évoluer sa Solution sans que cela constitue une cause de résiliation des présentes Conditions Générales.

6.2 Garanties de jouissance paisible et d’éviction

OCTAVE garantit qu’il détient l’ensemble des droits de propriété intellectuelle sur la Solution ou qu’il dispose légitimement de l’ensemble des droits et autorisations nécessaires afin de s’engager envers le Client selon les termes des présentes. OCTAVE garantit au Client l’exercice et la jouissance paisible des droits objets des présentes.

Ainsi, OCTAVE garantit le Client contre toute éviction et contre toute contestation, recours ou toute action qui serait initiée par un tiers à l’encontre du Client au titre de de la conception et de la réalisation de la Solution, notamment, de manière non limitative, toute action en contrefaçon ou en concurrence déloyale.

OCTAVE sera libre d’agir en justice pour défendre ses droits ou de prendre toute disposition afin de mettre un terme au litige.

Dans le cas où une interdiction d’utiliser tout ou partie de la Solution résulterait d’une décision judiciaire devenue définitive ou résulterait d’une transaction signée par OCTAVE avec un tiers, OCTAVE s’engage, à ses propres frais :

  • À remplacer ou modifier les éléments litigieux par d’autres permettant d’assurer les mêmes fonctionnalités sans dégradation des performances de la Solution ;
  • Ou, en cas d’impossibilité de la précédente solution si celle-ci intervient avant la mise en production, à rembourser au Client les sommes déjà versées au titre des Conditions Générales et à ne pas exiger les sommes encore à régler, les Conditions Générales étant alors résiliées, sans qu’il ne soit accordé d’autre droit ou indemnité au Client au titre de la résiliation ;
  • Ou, en cas d’impossibilité de l’une ou l’autre des précédentes solutions si celle-ci intervient après la mise en production, à rembourser au Client : (i) si cet évènement intervient lors de la première année de mise en production, 80% (quatre-vingt pourcent) du coût des sommes versées avant la mise en production de la Solution, (ii) si cet évènement intervient lors de la deuxième année de mise en production, 60% (soixante pourcent) du coût des sommes versées avant la mise en production de la Solution, (iii) si cet évènement intervient lors de la troisième année de mise en production, 40% (quarante pourcent) du coût des sommes versées avant la mise en production de la Solution, (iv) si cet évènement intervient lors de la quatrième année de mise en production, 20% (vingt pourcent) du coût des sommes versées avant la mise en production de la Solution, les Conditions Générales étant alors résiliées sans qu’il ne soit accordé d’autre droit ou indemnité au Client au titre de la résiliation.

La présente garantie d’éviction d’OCTAVE n’est pas applicable lorsque la Solution a été utilisée d’une façon qui n’est pas expressément autorisée par les Conditions Générales et le Contrat, ou qu’elle a été modifiée par le Client ou un tiers non mandaté par OCTAVE.

Ladite garantie d’éviction n’est pas non plus valable lorsque le Client continue à utiliser la Solution alors qu’il a été averti par OCTAVE de l’existence d’une allégation en contrefaçon et que cette dernière lui a fourni une mise à jour qui lui aurait permis d’éviter la prétendue contrefaçon.

Article 7 Responsabilité

OCTAVE s’engage à réaliser les Prestations et fournir les Services objet des Conditions Générales et/ou du Contrat dans le respect de la documentation, des spécifications techniques, des règles de l’Art et de l’état de la technique.

En raison du rôle nécessairement actif du Client dans la mise en œuvre de la Solution, OCTAVE est tenue d’une obligation de moyens (à l’exclusion des engagements de qualité de service et de respect du calendrier et des délais convenus qui font l’objet d’une obligation de résultat). Ainsi aucune responsabilité n’incombera à OCTAVE si elle démontre :

  • Avoir eu un comportement professionnel normal pendant l’exécution de ses obligations par rapport à l’état de l’art du moment ;
  • Et/ou que le manquement est la conséquence d’une action ou omission du Client.

OCTAVE n’est pas responsable à l’égard du Client :

  • De la nature des données et du Contenu, propriétés du Client, transitant par la Solution ;
  • De l’inaccessibilité du Contenu hébergé, si l’origine de cette inaccessibilité ne résulte pas des équipements réseau relevant de la maîtrise d’OCTAVE (l’inaccessibilité du Contenu hébergé étant déterminée par la supervision d’OCTAVE, sauf si une preuve d’indisponibilité était apportée par le Client) ;
  • Des intrusions illicites ou utilisations illicites des identifiants et mots de passe du Client, sauf s’il est démontré qu’elles résultent d’une défaillance d’OCTAVE dans la sécurisation de son réseau ;
  • Du préjudice subi par des tiers du fait du Contenu hébergé, dont le Client a seul la maîtrise :
  • En cas de faute, négligence, omission ou défaillance du Client, qui constituerait la cause exclusive de survenance du dommage ;
  • En cas de négligence ou omission d’un tiers autre qu’un sous-traitant sur lequel OCTAVE n’a aucun pouvoir de contrôle et de surveillance ;
  • En cas de force majeure telle que définie à l’Article 9 des Conditions Générales.

Le Client est seul responsable de l’utilisation qu’il fait de la Solution ainsi que des Données qu’il transmet ou reçoit dans le cadre de l’exécution des présentes et s’engage à indemniser OCTAVE de tout dommage que pourraient lui causer ces données.

Le Client déclare avoir connaissance que la transmission de données sur le réseau Internet est sujette à des aléas totalement indépendants d’OCTAVE, notamment en termes de vitesse de transfert, de fiabilité des connexions, de sécurité et d’intégrité des données transmises. OCTAVE ne saurait par conséquent en aucun cas être tenue responsable de toute difficulté trouvant son origine dans un problème de transmission des données par le réseau Internet, pour autant que ces incidents ne soient pas la conséquence directe d’actions ou d’omission de la part d’OCTAVE.

Le Client s’engage à prendre les précautions adéquates pour effectuer très régulièrement des sauvegardes complètes de ses données, indépendamment de toute sauvegarde réalisée par OCTAVE des seules données et résultats nécessaires à l’exploitation de la Solution.

OCTAVE ne pourra voir sa responsabilité engagée à l’égard du Client que pour des dommages directs qui pourraient lui être imputés au titre des Prestations qui lui sont confiées dans le cadre des Conditions Générales et du Contrat.

La responsabilité d’OCTAVE ne pourra être recherchée pour tout préjudice indirect, tel que notamment la perte de chiffre d’affaires, la perte de bénéfice, la perte de commandes, la perte de données, la perte d’une chance, le trouble à l’image ou tout autre dommage spécial ou évènements en dehors de son contrôle ou de tout fait ne lui étant pas imputable.

OCTAVE n’est responsable que des tâches expressément mises à sa charge dans les présentes et dans le Contrat. La responsabilité d’OCTAVE ne pourra être engagée en ce qui concerne (i) la qualité des Données confiées initialement par le Client, (ii) les résultats provenant d’utilisations de partie de la Solution pour lesquelles le Client n’aurait pas respecté les méthodologies de recette et/ou de répartition des rôles entre les Parties telles que définies dans la Charte Projet associée au Rapport d’analyse, (iii) n’aurait pas respecté les prérequis nécessaires à l’utilisation de la solution ou n’aurait pas utilisé la Solution conformément à son usage, tels qu’identifiés dans le Rapport d’Analyse.

En tout état de cause, la responsabilité d’OCTAVE sera limitée à 150% (cent cinquante pourcent) des sommes réglées dans les douze (12) mois précédents la survenance du dommage par le Client au titre du Contrat concerné.

La responsabilité d’OCTAVE au titre du Contrat et des Conditions Générales sera prescrite un (1) an à compter du fait dommageable.

Article 8 Assurances

OCTAVE déclare être assurée contre les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile professionnelle auprès d’une compagnie notoirement solvable garantissant son activité et les dommages directs matériels ou immatériels qui pourraient lui incomber au titre des Conditions Générales et du Contrat et à maintenir en vigueur cette assurance pendant toute la durée du Contrat. Elle s’engage à fournir l’attestation correspondante à première demande du Client.

Article 9 Force Majeure

Les parties ne pourront être considérées comme responsable d’un manquement aux droits et obligations découlant du contrat en cas de survenance d’un cas de force majeure ou de cas fortuit au sens de ceux habituellement retenus par la jurisprudence.

La survenance d’un cas de force majeure ou de cas fortuit suspendra les obligations de la partie empêchée jusqu’à cessation de l’empêchement.

Si le cas de force majeure ou cas fortuit ont une durée supérieure à 60 jours, le présent contrat pourra être résilié par l’une ou l’autre des Parties, par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception, sans droit à indemnité de part et d’autre.

Article 10 Réversibilité

10.1 Définition de la prestation de réversibilité

Les Données du Client étant stockées et conservées, sauf disposition contraires, sur des serveurs accessibles par le Client. Il dispose de l’accès à ses Données à tout moment, sans avoir en principe besoin de recourir aux services d’OCTAVE.

Par conséquent, la réversibilité au titre des Conditions Générales et du Contrat s’entend de l’assistance que peut apporter OCTAVE au Client pour la récupération et le transfert des Données brutes hébergées sur la Plateforme vers le Client lui-même ou vers un prestataire désigné par le Client.

La réversibilité ne porte en aucun cas sur tout ou partie de la Solution développée par OCTAVE qui constitue son savoir-faire et reste en tout état de cause sa propriété intellectuelle.

Sauf accord contraire des Parties, les opérations de réversibilité comprendront :

  • La restitution par OCTAVE au Client de tous les documents, données et éléments mis à la disposition d’OCTAVE par le Client ainsi que les livrables éventuellement issus de l’exécution des services validés et payés par le Client ;
  • La communication par OCTAVE au Client de l’ensemble des informations qui seront nécessaires au Client ou au tiers repreneur pour leur permettre de reprendre les Services.

10.2 Modalités de mise en œuvre de la clause de réversibilité par le Client

Le Client peut demander à OCTAVE la récupération de ses Données au titre de la réversibilité, par écrit par le Client, et au plus tard avant l’expiration du délai de deux (2) mois susvisés après la date effective de la résiliation et de l’expiration du Contrat.

La demande du Client doit indiquer de manière précise le destinataire des Données et indiquer à OCTAVE le nom de l’interlocuteur qui sera en charge du suivi de la réversibilité et de la récupération des Données chez le Client et/ou chez le Prestataire nouveau désigné par le Client.

Sauf disposition contraire, la récupération des données se fera sous la forme d’une sauvegarde de base de données MS SQLServer (hors fichiers liés et images que le Client peut récupérer quand il le souhaite).

Au titre de la réversibilité, OCTAVE s’engage à collaborer avec l’interlocuteur désigné par le Client pour la récupération de ses Données. Ses missions se résument alors à l’explication du schéma de données auprès du prestataire repreneur et à son assistance dans l’établissement de requête d’extraction complexe.

En tout état de cause, OCTAVE ne sera pas responsable de la réintégration des Données à la nouvelle Solution du Client, ce qui relève de la seule responsabilité du prestataire fournisseur et/ou éditeur de cette nouvelle solution.

A l’issue de la prestation de réversibilité d’OCTAVE, un procès-verbal sera daté et signé par les deux Parties afin d’acter la fin de la mission d’OCTAVE.

OCTAVE s’engage à détruire au plus tard dans un délai de 12 mois dès la prestation de réversibilité terminée, l’ensemble des copies des Données et documents du Client qui auraient pu rester en sa possession, quelle que soit la forme papier ou numérique de ces Données, et à n’en conserver aucune copie, sauf demande différente expresse et écrite du Client.

Dans le cas où la réversibilité n’est pas demandée par le Client dans le délai de 2 mois susvisé, OCTAVE informe le Client que toutes les données mise à sa disposition par le Client dans le cadre de l’exécution des présentes seront automatiquement et définitivement détruites dans un délai maximum de douze (12) mois suivant la date effective de l’expiration ou de la résolution, sauf demande différente expresse et écrite du Client.

10.3 Coût de la réversibilité

La création d’une copie de base de données de façon régulière, hebdomadaire ou mensuelle, mise à disposition du Client, accessible en téléchargement depuis son espace client, est facturée forfaitairement par OCTAVE au Client en fonction du tarif en vigueur au moment de la demande du Client. Cette prestation fera l’objet d’un devis spécifique suivant les conditions tarifaires en vigueur qui doit être accepté par le Client.

L’assistance auprès du prestataire repreneur sera facturée par OCTAVE au Client, au tarif journalier en vigueur au jour de la demande d’extraction et selon le temps passé, étant précisé que le temps de l’extraction dépend de la complexité de l’extraction. Ainsi, au moment où le Client sollicite la mise en œuvre de la réversibilité, OCTAVE adressera au Client, un devis détaillé et estimatif du temps à passer.

Usuellement, le temps constaté en cas d’activation de la réversibilité va d’une demi-journée pour une simple explication du schéma de données en vue d’une récupération basique (fichier client, article et historique de vente), à plusieurs jours dans le cas d’une récupération détaillée (encours, fidélité, …). Dans le cas d’une réversibilité plus complexe, prévoyant un tuilage dans le temps des solutions, une indication de dix à vingt jours peut s’avérer nécessaire.

Article 11 Résiliation des Conditions Générales

Résiliation normale : Les Conditions Générales seront automatiquement résiliées à l’expiration, pour quelle que cause que ce soit, du dernier Accès à la Solution administré par le Client via l’Interface d’administration.

Résiliation pour faute : En cas de manquement par l’une ou l’autre des Parties à l’une de ses obligations au titre des présentes, l’autre partie sera autorisée, trente (30) jours après mise en demeure envoyée par lettre recommandée avec avis de réception restée sans effet, à mettre fin aux présentes de plein droit par lettre recommandée avec accusé de réception, sans préjudice de tous dommages et intérêts auxquels elle pourrait prétendre du fait des manquements invoqués. En cas de retard de paiement, OCTAVE pourra résilier par anticipation les présentes Conditions Générales dans les conditions prévues au paragraphe [Défaut de paiement] de l’article 2.4.3

Effets de la résiliation : Quelle que soit la cause de la résiliation, le Client assume l’entière responsabilité des conséquences de la cessation des présentes, notamment en termes de continuité de sa gestion interne.

A l’expiration des Conditions Générales, les données Clients seront conservées par OCTAVE pendant une période de douze (12) mois avant d’être définitivement détruites. Durant cette période, le Client pourra solliciter leur récupération contre paiement de la prestation correspondante dans les conditions de l’article 10 [Réversibilité].

Article 12 Cession

OCTAVE pourra librement, sans autre formalité que l’information du Client par lettre recommandée avec accusé de réception, céder les obligations dues au titre des présentes Conditions Générales dans leur globalité à tout tiers de son choix, sous réserve de l’engagement de ce tiers d’assurer l’exécution des obligations incombant à OCTAVE.

Le Client ne pourra en aucun cas céder ou transférer, pas plus que les droits et obligations qui y figurent, à quelque personne et sous quelque forme que ce soit, les présentes Conditions Générales sans l’accord exprès, préalable et écrit d’OCTAVE. En tout état de cause, le Client s’interdit toute fusion, cession de titre ou de son fonds de commerce à un concurrent direct ou indirect d’OCTAVE, ainsi que toute prise de participation au sein de son capital d’un concurrent direct ou indirect d’OCTAVE.

Article 13 Confidentialité

Les Parties s’engagent à considérer comme strictement confidentielles toutes les informations, de quelle que nature que ce soit et sur quelque support que ce soit, qui leur seront transmises à l’occasion de l’exécution des Conditions Générales et du Contrat (ci-après les “Informations Confidentielles”).

Elles s’engagent à prendre toutes les mesures pour assurer le respect de cette obligation de confidentialité et faire respecter cela à leurs préposés, à leurs sous-traitants éventuels et à toute personne affectée à l’exécution du Contrat. Les Parties s’interdisent notamment :

  • de divulguer, à toute personne physique ou morale, soit directement, soit indirectement, les informations confidentielles dont elles auraient connaissance dans le cadre des présentes ;
  • de les reproduire et/ou de les utiliser, tant pour leur propre compte que pour le compte de tiers, à d’autres fins que l’exécution du présent contrat.

Ne sont pas des Informations Confidentielles, les informations qui :

  • (a) étaient préalablement connues par l’autre Partie ;
  • (b) sont ou deviennent publiques sans que cela constitue une violation des termes du Contrat ;
  • (c) sont divulguées de manière indépendante par la Partie qui les a développées, en dehors de tout manquement aux stipulations du Contrat.
  • (d) sont transmises à la Partie réceptrice avec dispense expresse de la Partie émettrice d’obligation de confidentialité.

Il est convenu, toutefois, que la charge de la preuve dans le cadre des circonstances énumérées aux paragraphes ci-dessus pèsera sur la Partie à laquelle sera reproché le manquement.

Dans l’hypothèse où une Partie serait contrainte de divulguer des Informations Confidentielles de l’autre Partie en application d’une décision de justice ou de toute disposition légale ou réglementaire, cette Partie n’encourra aucune responsabilité à raison du non-respect de ses engagements visés aux Conditions Générales et du Contrat, dès lors qu’elle ne divulgue que celles des Informations Confidentielles requises strictement nécessaires au respect desdites décisions de justice ou disposition légale ou réglementaire.

Chaque Partie s’interdit de supprimer les mentions de confidentialité et/ou de droits de propriété apposées par l’autre Partie sur la version originale de ses Informations Confidentielles.

Tout document ou autre support intégrant des Informations Confidentielles sera immédiatement restitué à la partie propriétaire à l’échéance ou à la résiliation des présentes et/ou du Contrat concerné.

Les engagements souscrits par les parties dans le cadre du présent article produiront effet pendant toute la durée des Conditions Générales et survivront à l’expiration de la présente convention tant que lesdites Informations demeurent couvertes par la confidentialité.

Article 14 Références commerciales et communication

Le Client autorise OCTAVE à utiliser ses noms, sigle, logo, nom commercial et dénomination sociale, sur tout document, à titre de référence commerciale.

Le Client déclare accepter qu’OCTAVE lui adresse des e-mails ou des courriers d’information, à caractère technique et/ou commercial, pendant la durée du Contrat et pendant un an après sa cessation.

Article 15 Application des dispositions contractuelles dans le temps et nullité des Conditions Générales

Il est expressément convenu que les clauses des présentes et des conditions particulières peuvent survivre à la résiliation ou à la résolution du Contrat de prestations dès lors qu’elles ont vocation à continuer de régir les relations entre les parties après la date effective de la rupture.

Dans l’éventualité où l’une des clauses des Conditions Générales serait déclarée nulle ou sans objet, notamment par un changement de législation, de réglementation ou par une décision de justice, la validité des présentes Conditions Générales ne serait pas affectée, sauf si elle présente un caractère substantiel.

Les Parties remplaceront par voie d’avenant les dispositions nulles par de nouvelles dispositions juridiquement valables et aussi près que possible du sens et du but envisagé aux plans juridique et économique.

Article 16 Divers

16.1 Enseignements et savoir-faire

OCTAVE se réserve le droit d’utiliser les enseignements et le savoir-faire qu’elle aura tirés de la réalisation des Prestations.

16.2 Renonciation

Aucune renonciation de l’une ou l’autre des Parties à se prévaloir de l’un quelconque de ses droits ne saurait intervenir tacitement. Pour être opposable à une Partie, une renonciation doit avoir été formulée par écrit. Une telle renonciation ne saurait constituer une renonciation pour l’avenir auxdits droits.

16.3 Domiciliation

En cas de modification de domiciliation, la Partie concernée devra informer l’autre par écrit et ce dans les meilleurs délais. Tous les documents devront être obligatoirement envoyés au domicile élu pour être valables juridiquement.

16.4 Lettre recommandée

Toute lettre recommandée avec accusé de réception sera réputée reçue et produira effet dès la date de sa première présentation.

Article 17 Loi applicable – Règlements des différends

En cas de contestation, litige ou différend sur l’existence, la validité, l’interprétation ou l’exécution des Conditions Générales, les Parties attribuent de convention expresse, compétence exclusive aux Tribunaux compétents d’Angers pour en connaitre, même en cas de référé et d’appel en garantie ou de pluralité de défendeurs.