Comment centraliser les achats dans le commerce omnicanal ?

Le module d’achat est une fonctionnalité essentielle des systèmes d’information de gestion omnicanal. Il permet aux entreprises de gérer l’ensemble du processus d’achat, de la négociation avec les fournisseurs à la réception des produits, en passant par la gestion des stocks et des commandes.

Les fonctionnalités du module d’achat peuvent varier en fonction du système d’information utilisé, mais en général, il permet de :

• Gérer les relations avec les fournisseurs : le module d’achat permet de centraliser les informations relatives aux fournisseurs, telles que les tarifs, les délais de livraison, les contrats, etc. Il facilite également la négociation avec les fournisseurs et permet de suivre les commandes en cours.
• Optimiser la gestion des stocks : en utilisant le module d’achat, les entreprises peuvent éviter les ruptures de stock en réapprovisionnant les produits au bon moment. Le module d’achat permet également de suivre les niveaux de stock en temps réel et de prévoir la demande future.
• Réduire les coûts : en optimisant les processus d’achat, les entreprises peuvent réduire les coûts liés aux achats, à la gestion des stocks et à la logistique.
• Améliorer la qualité des produits : en travaillant avec des fournisseurs fiables et en contrôlant la qualité des produits, les entreprises peuvent offrir des produits de meilleure qualité à leurs clients.

Lorsqu’une entreprise envisage de centraliser ses achats, la première étape cruciale consiste à évaluer ses besoins. Cela implique d’identifier les canaux d’achat actuels (magasin physiques, site e-commerce, marketplace…) et les processus d’achat en place, ainsi que de déterminer les objectifs de centralisation et les besoins en termes de fonctionnalités. En examinant ces canaux d’achat, l’entreprise peut comprendre comment les achats sont actuellement gérés et où se trouvent les opportunités d’amélioration. En déterminant les objectifs de centralisation, l’entreprise peut clarifier les avantages qu’elle recherche, tels que la réduction des coûts ou l’amélioration de l’efficacité. Enfin, l’évaluation des besoins en termes de fonctionnalités permettra de définir les caractéristiques souhaitées pour un système centralisé, telles que des outils de reporting ou des processus de validation des achats.

Une fois que ces besoins évalués, l’étape suivante consiste à choisir une solution adaptée. Pour ce faire, l’entreprise doit effectuer une recherche approfondie des solutions disponibles sur le marché, en prenant en compte les fonctionnalités et les coûts. Les fonctionnalités peuvent varier considérablement d’un système à l’autre, allant des outils de reporting à la gestion des stocks, en passant par les workflows de validation. Il est important de tenir compte des besoins spécifiques de l’entreprise, de son secteur d’activité, des enjeux qui lui sont propres et de sélectionner une solution qui y répond.

Les coûts peuvent également varier considérablement, et il est important de comprendre les coûts directs et indirects associés à la mise en place d’une solution de centralisation des achats. Les coûts directs peuvent inclure les frais d’installation, de formation et de maintenance, tandis que les coûts indirects peuvent inclure des perturbations dans les processus d’achat existants.

Une fois que l’entreprise a choisi une solution de centralisation des achats adaptée, la mise en place de cette solution peut commencer. Cette étape comprend généralement plusieurs sous-étapes, telles que l’installation et la configuration de la solution choisie, la formation des employés aux nouveaux processus d’achat et la migration des données et des processus existants vers le nouveau système. L’installation et la configuration peuvent prendre du temps et nécessiter l’assistance d’experts, en particulier si le système est complexe ou si des intégrations avec d’autres systèmes sont nécessaires.

La formation des employés est également une étape importante, car les nouveaux processus d’achat peuvent être différents de ceux auxquels ils sont habitués.

Enfin, la migration des données et des processus existants peut être une tâche complexe qui nécessite une planification minutieuse pour garantir que toutes les informations pertinentes sont transférées avec succès. Une fois que la solution de centralisation des achats est pleinement opérationnelle, l’entreprise peut commencer à profiter des avantages de l’efficacité accrue, de la réduction des coûts et de la visibilité améliorée sur les achats qu’elle offre.

Après avoir mis en place la solution de centralisation des achats, il est important de l’intégrer aux systèmes existants de l’entreprise, tels que les systèmes de gestion de la chaîne d’approvisionnement, de gestion des stocks et de gestion des ventes. Cette intégration permet de synchroniser les données et les processus de l’ensemble de l’entreprise afin d’éviter les doublons et les erreurs de données. Cette opération peut être réalisée à l’aide d’API (interfaces de programmation d’application) ou de solutions d’intégration tierces. Les bénéfices d’une intégration réussie sont une meilleure visibilité des données de l’entreprise, une réduction des erreurs de données et une amélioration de l’efficacité opérationnelle.
Une autre solution est d’opter pour un ERP de gestion omnicanal qui intègre nativement un module d’achat dédié au retail et au e-commerce. Tous les flux de données sont alors centralisés pour une gestion plus simple et efficiente.

Après avoir mis en place et intégré la solution de centralisation des achats aux systèmes existants de l’entreprise, il est crucial d’effectuer des tests pour s’assurer de la fonctionnalité de la solution. Cette étape permet de détecter les éventuels problèmes et d’apporter les modifications nécessaires pour optimiser les processus d’achat. Les tests peuvent être réalisés par des utilisateurs finaux ou par des professionnels de l’informatique afin d’assurer que la solution fonctionne correctement et de détecter toute anomalie. Les résultats des tests peuvent également être utilisés pour améliorer les processus d’achat en fournissant des données sur les performances de la solution. Une fois les tests terminés, il est recommandé de procéder à des ajustements pour optimiser les processus d’achat, en fonction des résultats obtenus.

La dernière étape est la mise en œuvre de la solution de centralisation des achats omnicanal. Cette étape implique la surveillance constante des résultats et des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité des processus d’achat centralisés. Des rapports réguliers peuvent être générés pour suivre la performance de la solution de centralisation des achats, tels que le taux de satisfaction des clients, le temps de traitement des commandes et le coût d’achat. Ces indicateurs clés de performance permettent d’identifier les zones à améliorer et d’optimiser les processus d’achat pour atteindre les objectifs de centralisation.